Não é nenhuma novidade que a locação de um escritório é de extrema importância para o regular desenvolvimento e crescimento de um negócio.
Isso porque, ter o próprio espaço de trabalho proporciona maior credibilidade no mercado e atribui seriedade à atividade desenvolvida pelo profissional e/ou empresa, já que você tem o seu próprio ambiente de trabalho e pela lógica “não brinca em serviço”.
Um espaço diferente do seu pessoal, é essencial para separar a sua vida pessoal da profissional de forma saudável, bem como permite que clientes sejam recepcionados sempre que eles precisem alinhar alguma questão, além de proporcionar toda a estruturação fiscal da empresa.
Mas desde que o mundo passou pela pandemia do Covid-19, o conceito de escritório virtual ganhou força no mercado e começou a ser considerado como uma alternativa viável para as empresas e prestadores de serviços que se adequaram ao exercício de suas atividades de forma remota sem perder a qualidade na entrega.
Os famigerados escritórios virtuais proporcionam certas experiências para os profissionais e por esta razão têm sido uma escolha latente para pequenos e grandes empresários.
Mas, afinal, o que é um escritório virtual?
O escritório virtual seria a “mudança” do escritório físico para o ambiente virtual, como muitas pessoas já vem fazendo hoje em dia.
Ou seja, ao invés de você receber clientes e manter seus arquivos todos nas gavetas, você faz isso no espaço virtual, as “nuvens” como muitos já conhecem.
Isso permite que você consiga acessar tudo independentemente do lugar que esteja, facilitando assim o exercício do seu trabalho.
Ter um ambiente virtual como forma de trabalho é muito prático e otimista!
No entanto, existem alguns requisitos que precisam ser observados antes dessa “migração” total, quais sejam:
1. Realizar um levantamento de todas as dependências físicas.
Hoje, quase tudo pode ser transferido para o escritório virtual, mas nem tudo. Por exemplo: a impressora.
Caso você tenha a necessidade de imprimir alguma coisa, precisará ter um ambiente para deixar a sua impressora, pois não é possível realizar esta ação virtualmente.
2. Pensar em locais onde é possível trabalhar
Nesta fase, é importante você encontrar um local onde pode ter o seu escritório virtual. Lembrando que este espaço terá a finalidade de manter o que ainda não é possível ser virtual, como no exemplo trazido.
As opções são diversas, a depender da possibilidade que a sua profissão possui, bem como: Empresas com escritórios virtuais; espaços de coworking; cafés; bibliotecas e outros ambientes onde você pode manter a sua concentração e realizar todas as tarefas exigidas pela sua profissão.
3. Material físico
Sempre se atentar ao seu material físico. Afinal, o seu trabalho será feito em um “ambiente virtual”, certo? Entretanto, para acessá-lo, você precisará de um notebook, que não é virtual; de internet, água, carregadores, chaves e alguns outros materiais.
Ou seja, manter próximo para evitar abandonar todos os materiais que serão necessários.
4. Aplicativos que te ajudem na organização do seu trabalho.
Como nós dissemos, através do ambiente virtual, você consegue trabalhar de qualquer local do mundo. Mas, para que isso seja possível, será necessário manter os seus documentos essenciais em uma plataforma que seja acessível em qualquer lugar, sem correr o risco de perder, como a famosa “nuvem”.
Com a Nuvem, você consegue acessar suas pastas sempre que precisar e de qualquer dispositivo, não apenas do seu computador, por exemplo.
Afinal, se você perder, extraviar ou for subtraído, ainda terá acesso a todos os seus documentos.
5. Gestão do trabalho em equipe.
Antes do mundo virtual, era necessário você encontrar o seu colega de trabalho, funcionário ou sócio para poder tratar de um assunto. E, se levarmos em consideração o tempo de ida, de reunião e o tempo de volta, você já utilizou, em média, de 1h30min a 4 horas do seu dia (dependendo da distância que você percorrerá) apenas para realizar uma reunião.
Com a chegada do ambiente virtual, economizar tempo é agora uma realidade, pois é possível você se comunicar com a pessoa (a vendo), e tratar de assuntos, sem precisar estar no mesmo ambiente!
Se você tiver isso em mente, pode ser que para o seu negócio, a contratação de um escritório virtual seja muito mais benéfica do que o modelo antigo (locação de espaço físico).
Ficou interessado? Quer saber mais sobre o assunto? Que tal falar com um de nossos especialistas?
